Ga naar hoofdinhoud

FieldOps — handleiding magazijn (web)

Deze gids beschrijft het magazijn in de webapp: materialen bestellen, QR-scanner op de vloer, mutatielog, telling, intern beheer en documenten. Wat jij ziet hangt af van je rol en de rechten die Denys op je account heeft gezet.

Productie-URL: https://fieldops.be/ → menu Magazijn of direct pad /magazijn/….

Voor subcontractoren (bestellen, mutatielog zonder diepe detail): zie ook Handleiding subco § Magazijn — deze pagina gaat dieper op alle magazijnfuncties.

1. Wie ziet wat?​

Rol / situatieTypisch zichtbaar
Subco / ploeg met magazijntoegangHub met o.a. Materialen bestellen, Mutaties op mijn subco; Scanner voor ploeg kan aan staan, voor puur Subco-contact vaak uit op de webshop (zie §3).
Lasser, blaser, graafploeg met grantsNa entry vaak doorverwijzing naar bestellen of scanner, afhankelijk van configuratie.
Intern beheer (volledig magazijn-dashboard)Na /magazijn redirect naar Beheer met overzicht per magazijn — alleen met expliciet dashboardrecht.
Document supportSchermen Documenten en log voor uploadflows (rechten apart).

Zonder gekoppeld magazijn of grants blijft het magazijnmenu leeg of krijg je een foutmelding bij sessie — dan heeft beheer nog geen toegang geconfigureerd.

2. Starten en hub (/magazijn, /magazijn/hub)​

  • /magazijn kiest automatisch een volgende stap: volledig beheer-dashboard, hub (kaarten kiezen), scanner of bestellen, afhankelijk van sessie en rol.
  • Op de hub zie je kaarten zoals Materialen bestellen (webshop), Mutaties op mijn subco, Scanner (vloer) en Terug naar FieldOps — alleen wat voor jou van toepassing is.

3. Materialen bestellen (/magazijn/bestellen)​

  • Webshop per discipline: je ziet alleen producten en hoeveelheden die voor jouw grant / catalogus zijn vrijgegeven. Artikelen met een productfoto tonen een thumbnail in de catalogus en in de winkelmand.
  • Layout: op een telefoon staat de catalogus boven de winkelmand met een vaste balk onderaan (mand / verzenden); op tablet en desktop staan catalogus en mand naast elkaar, op desktop blijft de mand zichtbaar terwijl je door de catalogus scrollt.
  • Je plaatst een bestelling; magazijnbeheer of werf volgt op volgens jullie afspraak (bevestigen, klaarzetten, ophalen). Status en knoppen op het scherm (o.a. pick-up afronden) volgen de ingestelde workflow.
  • Ophaaldagen (optioneel per magazijn): platform-beheer of magazijnbeheer kan vaste weekdagen instellen (bijv. maandag en woensdag). De ophaaldatum wordt volledig automatisch berekend en per e-mail meegedeeld (dag + datum); bestellers kiezen geen datum meer. Voorbeeld ma+wo: besteld di–do → ophalen ma; besteld vr–ma → ophalen wo. Zonder schema blijft de standaard leadtime van enkele werkdagen gelden.
  • E-mail bij bestelling: magazijnbeheerders met webshop-recht krijgen een melding bij een nieuwe order. Bij bevestiging (klaar + QR) gaat de mail 5 minuten later naar jouw meldingsadres (profiel) én naar E-mail subco in Beheer — tot die tijd kan het magazijn de reservering terugdraaien (mail wordt dan niet verstuurd). Afhaling per ongeluk afgerond? Gebruik Afhaling terugdraaien om voorraad terug te boeken en de order weer «gereserveerd» te zetten. In de lijst en in het orderdetail: E-mail opnieuw — verstuurt opnieuw de mail die bij de huidige fase hoort (nieuwe bestelling ↔ afhalen + QR).
  • Per artikel kan het magazijn een maximum per bestelling instellen (in beheer bij het artikel); de webshop laat dan niet meer dan dat aantal per order toe.
  • Annuleren van een order kan alleen het magazijn (account met webshop-bestellingen beheren op het beheer-dashboard), tot en met de gereserveerde fase en niet meer na afhalen — zie §8.
  • Bij bruikleen (indien gebruikt) krijgen magazijnbeheerders (rechten Beheer master + melding-e-mail op profiel) een e-mail bij uitgifte, inlevering en herinnering tot materiaal correct is ingeleverd (afboek/inlever met subco-tag). In Magazijnbeheer → Bestellingen → Bruikleen ziet u wie wat nog open heeft en kunt u bij terugkomst inboeken en afmelden (zelfde subco-tag als bij uitgifte).

4. Scanner — QR (/magazijn/scan)​

  • Afboeken / inboeken via QR-code op het magazijn (camera of handmatige invoer, afhankelijk van scherm).
  • Na een actie kan een korte bevestiging tonen wie wat deed (ook zichtbaar in mutatie-overzichten waar relevant).
  • Subco-contact (rol Subco): op de web-app is de vloer-scanner voor subco vaak uitgeschakeld; uitgifte loopt dan via andere rollen of afspraken met het magazijn. Ploeg-accounts kunnen de scanner wél zien als dat is ingeschakeld.

5. Mutaties op mijn subco (/magazijn/mijn-subco)​

  • Overzicht van afboekingen en inleveringen waarbij jullie subco als referentie staat — transparantie voor het subco-team (geen volledig intern magazijnsaldo).

6. Voorraad (/magazijn/voorraad/:warehouseId)​

  • Voorraad per magazijn waar je rechten voor hebt (detail hangt af van rol; subco ziet geen volledig intern livebeeld zoals interne shopflows).

7. Telling (/magazijn/telling/...)​

  • Voorraadtelling per magazijn: start een sessie, tel mee, volg de wizard tot de sessie is afgerond (volgens interne afspraken).

8. Magazijnbeheer (/magazijn/beheer)​

  • Alleen voor accounts met beheer-dashboard-toegang op het magazijn.
  • Per warehouse configuratie, orders, mutaties en platformfuncties zoals in jullie setup zijn ingericht — geen vaste handleiding op knopniveau; volg de labels op het scherm.
  • Bij webshop-bestellingen kan het magazijn (rechten webshoporders beheren of volledig magazijnbeheer) een order annuleren zolang ze nog wacht op magazijn of gereserveerd is; daarmee komt gereserveerde voorraad weer vrij. Na afhalen is dat niet meer mogelijk.
  • Samenvoegen: op het tabblad Bestellingen kunt u meerdere openstaande bestellingen van dezelfde subco (zelfde status: wacht op magazijn of gereserveerd) aanvinken en samenvoegen tot één bestelling. Artikelregels worden opgeteld; de oudste bestelling blijft bestaan, de andere worden geannuleerd. Handig wanneer een subco meerdere keren achter elkaar bestelt.
  • Magazijn wijzigen: in het orderdetail kunt u een bestelling die nog wacht op magazijn of gereserveerd is naar een ander magazijn verplaatsen wanneer de subco per ongeluk op het verkeerde magazijn bestelde (bv. A i.p.v. B). U heeft webshop-bestellingen beheren (of volledig magazijnbeheer) op beide magazijnen. Bij gereserveerde orders controleert het systeem of het doelmagazijn voldoende vrije voorraad heeft; de afhaal-QR blijft geldig (magazijn in de binding wordt bijgewerkt). Was de bevestigingsmail nog niet verstuurd, dan wordt die opnieuw ingepland; was die al verstuurd, gebruik dan E-mail opnieuw zodat de klant het juiste magazijn ziet. Bij status wacht op magazijn krijgt het doelmagazijn een melding als bij een nieuwe bestelling.
  • Onder Bestellingen vindt u naast Webshop-bestellingen het sub-tabblad Bruikleen: openstaande uitgiftes per subco en artikel (met uiterste inleverdatum). Bij terugbrengen: regel openen, aantal en optioneel locatie kiezen, Inboeken en afmelden (vereist inboek-recht op het magazijn). Artikelen moeten als bruikleen staan in Artikelen; uitgifte gebeurt via afboeken met subco-tag (vloer of Voorraad).
  • Onder het tabblad Bestellingen → Webshop-bestellingen staat bovenaan een globaal overzicht: alle gereserveerde orders in elk magazijn waar uw account webshop-bestellingen mag beheren. De lijst is per magazijn gegroepeerd (zelfde magazijn blijft visueel bij elkaar). U kunt het globaal overzicht afdrukken (print: per magazijn en per order met leesbare artikelnamen, SKU en aantallen). In het orderdetail staat Pakbon afdrukken: een printpagina met order-id, subconaam (uit Beheer → subco’s), geplaatst door, regels en (indien van toepassing) suggestie-locaties — na reserveren ook de afhaal-QR (zelfde link als in de bevestigingsmail, ?afhaal=1) — bruikbaar voor elke orderstatus om fysiek bij het pakket te leggen. Per gereserveerde order: ook het blok Orderpick in het zijpaneel. Bij openen vanuit een ander magazijn schakelt de app naar dat magazijn via de URL (openOrder=…) zodat orderpick en voorraad bij het juiste magazijn horen.

8.1 Artikelen — FSI-code en product-QR​

  • In het tabblad Artikelen kunt u per product een optionele FSI-code invullen (uniek binnen de catalogus, niet hoofdlettergevoelig). Zoeken in de artikellijst en in de webshop vindt ook op deze code.
  • **Excel bulk (alleen magazijnbeheer «master» op dat magazijn):** bovenaan **Artikelen** vindt u **Download Excel** en **Upload Excel**. U exporteert de volledige catalogus (inclusief niet-actieve artikelen), past kolommen aan in het spreadsheet en laadt het bestand terug. Rijen met een **id** uit de export worden bijgewerkt; laat **id** leeg alleen voor **nieuwe** artikelen (controle op unieke SKU). De import draait in **één transactie**: bij een foutieve rij wordt **niets** opgeslagen. Ja/nee-kolommen: gebruik jaofnee (bv. actief, bruikleen, afboeken los). Kolom **Inhoud_eenheid** = basiseenheid van de inhoud (st, m`, …). Kolom Kostprijs (optioneel, getal ≥ 0) — alleen in beheer en Excel, niet in de webshop.
  • Kostprijs en productfoto in Nieuw artikel en bij Bewerken: optionele kostprijs (euro) en één productfoto (camera of bestand). Foto’s worden niet via Excel geïmporteerd. Een geüploade productfoto verschijnt ook in Materialen bestellen (webshop); kostprijs blijft alleen in beheer. Klik op een thumbnail (webshop, artikellijst of in het uploadveld) voor een grote preview; sluiten met Escape of klik buiten de foto.
  • Knop Actie op een artikel: inboeken, afboeken of voorraad zetten. Locatie is optioneel — standaard telt alles op magazijn algemeen (één regel in tab Voorraad). Kiest u wel een locatie, dan is het dezelfde catalogus-artikel met aparte voorraad op die plaats (geen nieuw artikel). Tab Locaties maakt alleen plaatsnamen aan, geen producten.
  • Tab Voorraad: Download Excel (voorraad) exporteert alle voorraadregels van het magazijn. Kolommen Kostprijs (per artikel, uit tab Artikelen) en Voorraadwaarde (= kostprijs × aantal op die locatie). Kolom Voorraadwaarde totaal magazijn = kostprijs × totaal voorraad van dat artikel in het magazijn (zelfde getal op elke locatieregel van hetzelfde product). Zonder ingevulde kostprijs blijven de waardekolommen leeg.

8.1.1 Verpakking, inhoud en pallet​

Voorraad telt altijd in de gekozen eenheid (unit: bobijn, zak, zaken, st, …). In het formulier Verpakking & inhoud stelt u omrekening en pick-hints in:

VoorbeeldEenheidInhoud per eenheidBasiseenheidPallet (optioneel)
Kabel op bobijnbobijn1500m—
Zak met stukszak of zaken100st—
POC per stuk, 18 op palletst——18
  • 5 bobijn × 1500 m → overal waar voorraad staat ziet u ook = 7500 m totaal (informatief).
  • 3 zakken × 100 st → = 300 st totaal.
  • 18 st besteld met pallet 18 → orderpick toont Lever als 1 pallet (hint; geen verplichte afronding in de webshop).
  • Subco’s bestellen altijd in verpakkingseenheid (bobijn, zak, …); totalen in m/st zijn alleen ter info.
  • Bij scan: Afboeken in basiseenheid (m/st) i.p.v. hele verpakking, instelbaar per artikel.
  • Product-QR op een label bevat een vaste token in de URL (/magazijn/scan/…), gekoppeld aan het artikel in de database. Als u alleen SKU of FSI-code op het artikel wijzigt, blijft een bestaande QR hetzelfde artikel openen — dat is meestal gewenst.
  • Moet een bestaande fysieke sticker naar een ander artikel wijzen, dan gebruikt u op het tabblad QR-labels Product-QR opnieuw koppelen (token of volledige URL + nieuw doel-artikel). De print en de link veranderen niet; alleen het doel-artikel wel. Dit geldt niet voor order-afhaal-QR, locatie-QR of toegangs-QR.

8.2 Orderpick (na reserveren)​

Wanneer een webshop-bestelling gereserveerd is (magazijn heeft bevestigd en de mail met order-QR is verstuurd), verschijnt in het orderdetail een blok Orderpick (ook wanneer u de order opent vanuit het globale overzicht; de app gebruikt dan automatisch het juiste magazijn voor scans en locatiehints):

  • Per regel zie je locatie(s) waar er volgens het systeem positieve voorraad staat (informatief; bij het definitief afboeken kan een andere locatie volgens FIFO gekozen worden).
  • Je kunt het artikel-QR-label (zelfde QR als op de rekken) scannen ter controle en het gepikte aantal per regel invoeren tot het doel (gereserveerde hoeveelheid) bereikt is.
  • Als alle regels dat doel hebben, toont de app klaar voor ophalen — dat is een werk-indicator op het scherm; er verandert geen extra status in de database.
  • Afronden (voorraad afboeken) blijft de knop waarmee de voorraad definitief wordt afgeboekt, zoals voorheen. Met Pas aan kun je de af-te-halen hoeveelheden handmatig bijsturen (dan verdwijnt het orderpick-blok tijdelijk zodat je de invoervelden per regel ziet).

8.3 Rechten per gebruiker (platformbeheer → gebruiker → «Magazijn»)​

Per magazijn zijn er negen aparte vlaggen. Ze worden in Beheer op het gebruikersprofiel gezet. In de app telt Beheer (master) automatisch ook als afhalen, aanvullen, aanpassen, tellen, transfer, toegangslog en webshop-orderbeheer — Rapport is wél een apart recht.

Vlag in BeheerBetekenis (kort)
AfhalenUitgifte / afboeken (scanner of beheer).
AanvullenVoorraad bijboeken (met of zonder locatie).
AanpassenHandmatige voorraadcorrecties.
TellenInventarisatiesessies.
TransferOverboekingen naar een ander magazijn.
Beheer (master)Producten, locaties, drempels, … + impliciet de vloer- en webshop-acties hierboven.
RapportVoorraad- en mutatierapporten.
Toegang (QR-log)Log van toegang via toegangs-QR.
Webshop-bestellingenOrders bevestigen/mail; bij nieuwe orders ook melding-e-mail (mits profiel-ingave; anders valt de mail terug op master-beheerders).

Bulk (Beheer → Gebruikers, platform-admin): vink subco- en ploeg-accounts in de tabel aan, kies een sjabloon in de balk; Toepassen kopieert het volledige rechtenpakket van dat sjabloon naar de overige selectie (zelfde rol en subco): o.a. magazijn, project/zones, klacht- en LS-/demo-vlaggen, las/blas-coördinator, dagelijkse opmeting, «alle mails uitschakelen», meldingsvoorkeuren. Gebruikersnaam, ploeg en melding-e-mail blijven per account ongewijzigd.

8.4 Ophaaldagen webshop (per magazijn)​

  • Platform-admin: Beheer → tab Magazijn (platform) → kolom Ophaaldagen → Instellen (weekdagen aanvinken).
  • Magazijnbeheer (master): Magazijn beheer → Overzicht → kaart Ophaaldagen webshop.
  • Leeg laten = oude gedrag (standaard enkele werkdagen). Met schema kiest de webshop automatisch de eerstvolgende ophaaldag; bestellers zien enkel toegestane dagen.

9. Documenten (/magazijn/documenten, log)​

  • Documenten en log (inclusief detail per submission) voor teams met document support-rechten.
  • Oude URL’s /documenten op de hoofdsite redirecten automatisch naar deze magazijnroutes.

10. Meer uitleg en onderhoud​

  • Route-overzicht: Applicatie — functies (sectie Magazijn).
  • Technische routes in code: magazijn/client/MagazijnRoutes.tsx, hub-gedrag in MagazijnHubPage.