FieldOps — handleiding voor subcontractoren (subco)
Deze gids beschrijft enkel wat jullie als subcontractor (subco) in FieldOps doen: welke schermen, welke stappen, en wat niet in jullie bereik valt. Denys-werfleiders en platformbeheer vallen bewust buiten scope.
Productie-URL: https://fieldops.be/ (inloggen via de browser; mobiele apps gebruiken dezelfde backend).
1. Rollen binnen jullie organisatie
| Rol in FieldOps | Wie | Typisch gebruik |
|---|---|---|
| Subco | Contactpersoon / coördinator van de subco | Taken coördineren, ploegen toewijzen aan een taak, eigen ploegen en e-mail in Beheer beheren (indien rechten), magazijnorders, mutatielog. |
| Ploeg | Uitvoerende ploeg binnen dezelfde subco | Alleen toegewezen taken zien en beantwoorden; geen toewijzing aan andere ploegen. |
Accounts en wachtwoorden worden door Denys (beheer) of door een subco-beheerder binnen jullie firma uitgedeeld, afhankelijk van hoe het project is opgezet.
2. Eerste keer: account en inloggen
- Open FieldOps op
https://fieldops.be/en log in met de gegevens die jullie ontvingen. - Bij eerste login kan het systeem vragen om een nieuw wachtwoord te kiezen; volg de instructies op het scherm.
- Zelf registreren kan alleen als Denys open registratie heeft ingeschakeld. Op de registratiepagina kiezen jullie het juiste profiel (bijv. bestaande subco, technieker bij subco, of aanvraag nieuwe subco). Na goedkeuring door beheer wordt het account actief.
Als inloggen mislukt: contacteer de werfleider of FieldOps-beheerder van Denys; zij kunnen accounts koppelen aan jullie subco_id en rechten zetten.
3. Navigatie (wat jullie in het menu zien)
Na inloggen landen subco- en ploeg-gebruikers typisch op Taken (/taken).
In het zijmenu (of onderaan op mobiel) staan onder meer:
- Taken — centrale werklijst voor jullie.
- Meetstaten → Opmeting (los) — opmetingen die de werfleider aan jullie subco heeft gekoppeld.
- Ploegen (alleen bij rol Subco en een gekoppelde subco) — opent Beheer op het tabblad Mijn ploegen: ploegnamen, contacten, optioneel subco-e-mail voor meldingen.
- Nieuwe klacht — alleen zichtbaar als dit voor jullie account is ingeschakeld (
canCreateComplaints). - Magazijn — materialen (zie §7); enkel relevant als jullie magazijn-toegang hebben gekregen.
- Notitie — snelle vrije notitie (los van taken).
- Profiel — eigen gegevens waar toegestaan.
Jullie zien geen volledig Denys-dashboard, geen werfleider-rondgang-editor en geen klachten-inbox zoals werfleiders die hebben — tenzij expliciet anders geconfigureerd.
4. Taken (/taken) — kern van het subco-werk
4.1 Waar komen taken vandaan?
- Rondgang: wanneer een werfleider een rondgang publiceert met punten voor jullie subco, worden voor die punten taken aangemaakt. Jullie zien enkel wat aan jullie is toegewezen (niet de volledige interne rondgang).
- Klacht / dossier «Aan Subco»: opent een taak die gekoppeld is aan dat dossier. Jullie hebben wel toegang tot dat klachtdetail als het dossier aan jullie subco is gericht.
- Ad-hoc taak: een werfleider kan een losse taak naar jullie subco sturen (bijv. opdracht op de werf).
Per e-mail (indien Denys dit zo instelt) kunnen jullie een link ontvangen die rechtstreeks naar een taak scrollt (#subco-task-…).
4.2 Filters en overzicht
- Filter op status: o.a. Te doen (open / afgewezen), Wacht op werfleider, Afgerond (goedgekeurd of overgeslagen).
- Filter op bron: Rondgang vs Klacht om de lijst te verkleinen.
- Taken kunnen een deadline tonen; let op visuele markering voor bijna verstreken of overschreden termijn.
4.3 Rol van de subco-contact vs ploeg
- Subco-account: bovenaan een taak kan «Toewijzen aan ploeg» staan. Zo koppel je een taak aan een concrete ploeg uit jullie lijst (zoals ingesteld onder Ploegen in Beheer).
- Ploeg-account: ziet de tekst dat de taak door de subco is toegewezen; jullie reageren en dienen in bij de werfleider.
4.4 Inhoud van een taak
Per taak zie je o.a.:
- Locatie (adres, indien ingevuld).
- Context uit de rondgang of opdracht: fase, voorbeeldpunten, foto’s uit de snapshot, notitie van de werfleider.
- Gerelateerde dossiers — koppelingen naar andere taken, rapporten of klachten (alleen lezen/navigeren voor subco/ploeg; toevoegen of verwijderen van koppelingen is voorbehouden aan werfleider / beheer).
4.5 Conversatie en afronden
- Onder Conversatie typ je een reactie voor de werfleider en voeg je optioneel foto’s toe; bevestig met «Reactie toevoegen».
- Wanneer het werk op de werf klaar is, gebruik je «Taak afronden (naar werfleider)».
- Dit is pas mogelijk als er minstens één inhoudelijke reactie staat (tekst en/of foto), zoals het systeem vereist.
- De status wordt «Wacht op werfleider». De werfleider keurt goed of keurt af (met feedback). Bij afkeuring komt de taak terug als open zodat jullie kunnen bijsturen.
Belangrijk: goed- of afkeuren van taken doet altijd de werfleider (of beheer); subco/ploeg keurt niet zelf af.
4.6 Statussen (kort)
| Status | Betekenis voor jullie |
|---|---|
| Open | Nog te behandelen of opnieuw open na afkeuring. |
| Afgewezen | Werfleider vraagt aanpassing; lees de opmerking en werk bij. |
| Wacht op werfleider | Jullie hebben ingediend; geen nieuwe reacties tot de werfleider beslist. |
| Goedgekeurd | Afgerond naar tevredenheid. |
| Overgeslagen | Werfleider heeft de taak niet laten doorlopen (geen verdere actie van jullie). |
5. Klachten (beperkte rol)
- Geen inbox: jullie zien niet de volledige klachtenlijst van Denys.
- Wel detail voor dossiers die «Aan Subco» zijn met jullie subco-id. Vanuit een taak of link navigeer je naar het dossier om opvolging te zien.
- Nieuwe klacht indienen: alleen als het menu-item Nieuwe klacht zichtbaar is. Na aanmaak ga je typisch terug naar Taken (geen centrale klachtenlijst voor subco).
Interne Denys-gegevens in een klacht (e-mailbronnen, bepaalde interne velden) zijn voor subco/ploeg verborgen.
6. Meetstaten — Opmeting (los)
Onder Meetstaten → Opmeting (los) (/meetstaten/opmeting):
- Jullie zien losse meetwiel-opmetingen waarvoor de werfleider jullie subco heeft aangeduid.
- Bekijken en PDF/Excel downloaden is toegestaan.
- Bewerken van de meetgegevens kan enkel de werfleider — niet de subco.
Staat de lijst leeg, dan is er nog geen opmeting aan jullie gekoppeld; dat regelt de werfleider in de opmeting-module.
7. Magazijn (indien actief voor jullie)
Uitgebreide magazijngids (alle rollen): Handleiding magazijn.
Magazijn is alleen relevant als jullie account toegang heeft tot minstens één magazijn (rechten worden door Denys toegekend).
7.1 Algemeen gedrag voor subco
- Live voorraad zoals Denys-interne rollen die zien, is voor subco/ploeg niet hetzelfde: het systeem verbergt gedetailleerde voorraadinzichten die voor interne shopflows bedoeld zijn.
- Materialen bestellen: via Bestellen kunnen subco/ploeg (met
subco_idop het profiel) bestellingen plaatsen volgens de voor jullie discipline vrijgegeven catalogus. - Mutaties op mijn subco: overzicht van afboekingen en inleveringen waar jullie subco als referentie staat (transparantie naar jullie organisatie).
- Subco-contact (rol Subco): de vloer-scanner voor QR-afboeken is in de web-app uitgeschakeld; fysieke uitgifte gebeurt door collega’s met de juiste rol op de werf of via andere afspraken met het magazijn. Ploeg-accounts kunnen wél scannerfunctionaliteit zien als dat voor hen is ingeschakeld.
7.2 Bestellingen en ophaling
- Jullie plaatsen een order; magazijnbeheer of werfleider bevestigt hoeveelheden en zet de order klaar volgens de werf-afspraken.
- Ophalen / afronden van een gereserveerde order verloopt volgens de knoppen en status op het scherm (bv. pick-up afronden wanneer het magazijn dat toelaat).
Bij bruikleen (indien gebruikt) kan het systeem herinneringen sturen naar het subco-e-mailadres in Beheer en naar werfleiders van de betrokken zones — tot het materiaal correct is ingeleverd met dezelfde subco-koppeling.
8. Beheer — «Ploegen» (subco-contact)
Als Subco met gekoppelde organisatie zie je Ploegen in het menu → tab Mijn ploegen:
- Ploeglijst beheren: namen, verantwoordelijken, ploegbaas-gegevens (voor o.a. communicatie).
- Subco-e-mail (indien beschikbaar in het formulier): gebruikt voor bepaalde notificaties (o.a. rondgang-mail per subco, magazijn-herinneringen).
Subco-beheerder (canManageSubcoUsers)
Sommige subco-contactpersonen krijgen het recht gebruikers binnen de eigen subco te beheren:
- Aanmaken, bewerken en deactiveren van accounts met rollen Subco of Ploeg binnen dezelfde subco.
- Ploeg verwijderen uit de lijst mag alleen als er geen gebruikers meer aan die ploeg hangen — anders geeft het systeem een conflictmelding.
Platformbeheerders bepalen wie die subco-beheerder-vlag krijgt; zonder die vlag beperkt Beheer zich tot het bewerken van ploeg- en contactgegevens, niet tot gebruikersbeheer.
9. Notificaties en e-mail
- Bij rondgang-publicatie kunnen jullie een e-mail ontvangen met uitsluitend de punten die aan jullie subco zijn toegewezen (geen volledige rondgang, geen items voor andere partijen). Bijlage (bv. PDF) volgt dezelfde filter.
- Bij nieuwe taken of registratie van een nieuwe gebruiker bij jullie subco kunnen meldingen naar de contactpersonen gaan, afhankelijk van serverinstellingen.
- In de web-app helpt het bel-icoon (notificaties) bij recente gebeurtenissen.
10. Wat subcontractoren niet doen in FieldOps
Zonder aparte Denys-rollen geldt onder meer:
- Geen eigen rondgangrapporten aanmaken of publiceren.
- Geen volledige rondgang- of klachteninzichten van andere subco’s of interne Denys-only stromen.
- Geen goedkeuring van eigen taken (dat blijft werfleider).
- Geen platform- of projectbeheer (projecten/zones/subco’s van andere aannemers wijzigen).
- Geen GIS-upload, geen werfleider-goedkeuringenscherm (
/goedkeuringen), geen magazijn beheerdersdashboard — tenzij jullie expliciet extra interne rollen hebben (uitzondering buiten «pure» subco).
11. Tips voor vlot gebruik
- Werk Taken dagelijks af: filter op Te doen, behandel deadlines eerst.
- Gebruik duidelijke foto’s en teksten in de conversatie zodat de werfleider snel kan goedkeuren.
- Houd ploegtoewijzingen actueel (subco-contact) zodat de juiste ploeg de pushmelding/mail ziet.
- Controleer onder Ploegen of het subco-e-mailadres up-to-date is voor mailstromen.
- Bij vragen over rechten of ontbrekende taken: werfleider of Denys FieldOps-beheer — zij koppelen project/zones (
user_project_zones) en subco-id aan jullie accounts.
Document afgestemd op de FieldOps-webapplicatie en bijbehorende API-gedragingen in deze repository. Bij afwijkingen op maat per project prevaleert de instructie van de werfleider.